L’enregistrement de l’organisme de formation est une démarche obligatoire pour proposer des formations professionnelles ou continues.
Afin d’enregistrer votre organisme de formation, il est nécessaire de remplir et de déposer un dossier de déclaration d’activité auprès des autorités compétentes, généralement le rectorat ou DRESR. Ce dossier présente les activités de vos formations, projet pédagogique, les modalités d’accueil et d’accompagnement des stagiaires, et les moyens matériels et humains.
L’obtention de l’agrément est importante pour garantir la qualité et la pertinence des formations. Elle vous permet également d’obtenir une reconnaissance officielle et de bénéficier de certaines aides et subventions. Vous devez être renseigné ainsi sur les modalités de dépôt du dossier afin de maximiser les chances d’obtenir l’agrément.
Nous vous présentons dans cet article les 4 erreurs qui mènent au refus de l’enregistrement de votre nouvel organisme de formation.
- L’enregistrement d’un organisme de formation nécessite un dossier complet comprenant le formulaire Cerfa, un certificat INSEE ou Kbis, une première convention signée, le programme de formation, les CV des formateurs et un extrait de casier judiciaire.
- Une mauvaise organisation ou présentation des documents peut entraîner un refus, il est essentiel de présenter le dossier de manière claire et professionnelle.
- Le DREETS vérifie la conformité des équipements, des locaux, des qualifications des formateurs et du suivi pédagogique avant d’accorder l’agrément.
- Toute pièce justificative manquante (statuts, documents comptables, attestations de conformité, catalogue de formation) conduit systématiquement à un refus.
- Le délai de réponse est de 30 jours après le dépôt du dossier, après quoi un numéro de déclaration d’activité (NDA) est délivré.
1- Ne pas savoir comment constituer le dossier de déclaration d’activité
Vous devez ensuite constituer votre dossier de déclaration d’activité avec les documents suivants :
1- Un formulaire de déclaration d’organisme de formation (Cerfa n° 10782*05).
2- Un certificat d’inscription à l’INSEE (avis de situation SIRENE) ou un Kbis de moins de 3 mois si c’est une société.
3- Un premier contrat de formation signé avec un particulier comme le demandeur d’emploi ou une première convention de formation signée avec une entreprise bénéficiaire.
4-Le programme de formation de votre première action de formation : (objectifs, public visé, prérequis, durée du programme, moyens, contenu détaillé, suivi, évaluation)
5- La liste des formateurs et leur curriculum vitae intégrés à votre organisme de formation ou sous-traitants
6- Un extrait de casier judiciaire de moins de 3 moins
2-Une mal organisation des documents mène au refus de l’enregistrement de votre nouvel organisme de formation
Il faut prendre également le temps pour préparer ce dossier de manière soignée à ce qu’il soit complet et précis. Cela vous permettra de présenter votre organisme de manière professionnelle et pour obtenir l’agrément de vos activités de formation. Pour cela :
- Rassemblez tous ces 6 documents et présentez-les de manière claire et organisée dans votre dossier.
- Déposez votre dossier auprès du DRESR, en veillant à respecter les modalités de dépôts prévues (envoi par courrier, dépôt en ligne, etc.)
3- Ne pas prendre en considération les vérifications du DREETS
Un expert ou un organisme spécialisé réalise ensuite le DREETS (Diagnostic de Réalisation d’Évaluation des Équipements de Transport Sanitaire). Les vérifications se reposent sur une inspection visuelle, une analyse des documents et des données liées aux équipements de transport sanitaire. Il refuse votre enregistrement pour les facteurs suivants :
- Les équipements de transport sanitaire utilisés dans le cadre de la formation ne sont pas en bon état ou ne répondent pas aux normes et aux réglementations en vigueur.
- Les locaux et équipements de l’organisme de formation ne sont pas adaptés aux exigences de la formation en termes de sécurité et de qualité.
- Les formateurs de l’organisme de formation ne disposent pas des compétences et des qualifications requises pour assurer la formation de manière professionnelle et sécurisée.
- L’organisme de formation n’a pas respecté les modalités d’inscription et de suivi des stagiaires, ou a manqué à ses obligations en termes de suivi pédagogique et de délivrance de certificats de formation.
4- L’une des pièces justificatives manque pour enregistrer votre organisme de formation
Attention ! Vous n’allez jamais réussir à créer votre organisme de formation si vous ne faites pas preuve des pièces justificatives. L’existence et le fonctionnement d’un organisme de formation se reposent sur plusieurs documents :
- La déclaration d’existence et d’activité auprès de l’autorité compétente notamment la Direction Régionale de l’Enseignement et de la Formation
- Les statuts (statuts associatifs, statuts d’entreprise, etc.)
- Les documents relatifs à la qualité de l’organisme de formation (agrément, certification, etc.)
- Les documents comptables et financiers (bilan, compte de résultat, tableau de trésorerie, etc.)
- Les documents relatifs aux ressources humaines et aux compétences des formateurs (CV, diplômes, certificats de qualification, etc.)
- Les documents relatifs aux locaux à vos équipements (attestation de conformité, inventaire des équipements, etc.)
- Les documents relatifs aux actions de formation proposées (catalogue de formation, grille tarifaire, etc.)
Il convient de noter que cette liste n’est pas exhaustive et que d’autres pièces justificatives peuvent être demandées.
Quel délai de réponse ?
Vous recevrez un numéro d’enregistrement indiqué sur vos documents officiels de l’organisme délivré par le préfet de la région. Ceci a lieu après 30 jours suivant le dépôt du dossier. Vous obtiendrez finalement un numéro de déclaration d’activité (NDA) en fin de cette déclaration d’activité. Inscrivez le lieu de délivrance de la déclaration d’activité sur vos contrats de formation ou convention.
Après l’enregistrement, il sera important de penser aux prochaines étapes et autres obligations légales pour éviter tout type de non-conformité.
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