TMS, CRM, LMS, ERP : le marché des logiciels de formation est saturé de sigles, et les éditeurs entretiennent la confusion parce qu’elle les arrange. Un même produit se présente tour à tour comme l’un ou l’autre.

Ces quatre familles répondent pourtant à des besoins distincts. Voici ce que chacune fait réellement, et comment choisir sans acheter quatre outils.

L’équipe de notre CRM pour organismes de formation vous dit tout.

Une précision de vocabulaire qui évite bien des erreurs

Le sigle TMS désigne deux choses complètement différentes selon le secteur. En logistique, c’est un Transport Management System, un outil de gestion des transports et de la chaîne d’approvisionnement.

Dans le monde de la formation, TMS signifie Training Management System, soit un système de gestion de la formation. Rien à voir avec des camions. La confusion est fréquente et conduit parfois à comparer des produits qui n’ont aucun rapport entre eux, alors gardez ce point en tête quand vous consultez un comparatif.

TMS : la gestion des sessions

Un TMS gère le back-office de la formation : catalogue, sessions et dates, inscriptions, affectation des formateurs, réservation des salles, convocations, émargements, attestations, et le lien avec les financeurs.

C’est l’outil le plus proche du métier d’un organisme de formation. Il répond à la question « qui suit quoi, quand, avec qui, financé comment ». Un organisme qui n’a qu’un seul outil a généralement intérêt à ce que ce soit celui-là, ou un CRM capable d’en faire le travail.

LMS : la diffusion pédagogique

Un LMS, Learning Management System, héberge et diffuse les contenus. Modules en ligne, quiz, évaluations, suivi de progression, temps de connexion, obtention des acquis.

Sa valeur se joue sur l’expérience de l’apprenant et sur la preuve de réalisation. Il ne sait rien de votre pipeline commercial ni de vos factures, et il n’a pas vocation à le savoir.

Point d’attention : un organisme exclusivement en présentiel n’a pas besoin d’un LMS. Beaucoup en achètent un « pour être prêt » et ne l’utilisent jamais.

CRM : avant et après la formation

Le CRM, Customer Relationship Management, couvre ce que les deux précédents ignorent : les demandes entrantes, la qualification, les devis, les relances, l’origine des contacts, la satisfaction, et le réachat.

C’est aussi lui qui répond à la question qui décide de la rentabilité : quelles sources amènent des inscrits, et pourquoi les autres demandes n’aboutissent pas. Un TMS vous dira que la session est pleine, il ne vous dira pas grâce à quoi.

La frontière avec le TMS est poreuse. Beaucoup de CRM paramétrables savent gérer sessions, inscriptions et documents, ce qui évite d’acheter deux outils. Le sujet est détaillé dans nos articles sur la gestion des ventes et la gestion administrative.

ERP : l’ensemble de l’organisation

L’ERP relie tous les modules de l’entreprise autour d’une base unique : gestion commerciale, achats, comptabilité, paie, trésorerie, et éventuellement un volet formation.

Une réserve s’impose. Les arguments habituels des ERP portent sur la chaîne d’approvisionnement, les matières premières et la production. Ces bénéfices n’ont aucun sens pour un organisme de formation, dont la production est une salle, un formateur et un support. Ne vous laissez pas vendre une valeur qui ne vous concerne pas.

Ce qui vous concerne, en revanche, c’est la fin des ressaisies entre le commercial et la comptabilité. Nous détaillons quand cela vaut l’investissement dans notre article sur l’ERP pour organisme de formation.

Comment choisir sans se tromper

La méthode tient en trois questions, dans cet ordre.

• Où perdez-vous du temps aujourd’hui ? Si c’est à retrouver qui a demandé quoi, c’est un CRM. Si c’est à monter les sessions et les documents, c’est un TMS. Si c’est à faire circuler l’information vers la comptabilité, c’est un ERP.
• Que devez-vous prouver ? La conformité qualité réclame de la traçabilité : émargements, satisfaction, réclamations, qualification des intervenants. L’outil retenu doit produire ces preuves sans effort supplémentaire.
• Que savez-vous tenir dans la durée ? Un outil complet mais non alimenté vaut moins qu’un outil simple tenu à jour.

Le résultat le plus fréquent, pour un organisme de taille moyenne, tient en deux outils : un CRM couvrant la relation et la gestion des sessions, plus un LMS si vous diffusez en ligne. Le reste s’ajoute quand le besoin est démontré, pas avant. Pour comparer les solutions, voyez notre sélection de CRM pour organismes de formation.

Vos questions sur les logiciels de gestion de la formation

Un LMS peut-il remplacer un TMS ?

Non. Un LMS diffuse des contenus, il ne gère ni les conventions, ni les financeurs, ni la facturation. Les deux se complètent, ils ne se substituent pas.

Faut-il que ces outils communiquent entre eux ?

C’est le point à vérifier avant l’achat. Deux outils qui ne se parlent pas recréent la double saisie que vous cherchiez à supprimer. Regardez les possibilités de connexion en priorité.

Par quel outil commencer quand on n’a rien ?

Par celui qui touche l’argent. Le suivi des demandes et des inscriptions a un effet immédiat sur le chiffre d’affaires, là où un LMS améliore une expérience sans rien remplir.

Ces sigles recouvrent-ils des produits vraiment différents ?

De moins en moins. Les périmètres se chevauchent largement, alors jugez sur les fonctions démontrées lors d’une démonstration, pas sur la catégorie annoncée.

Combien d’outils un petit organisme doit-il avoir ?

Un, si possible deux. Chaque outil supplémentaire ajoute une saisie, un abonnement et un endroit où chercher, et ces coûts se cumulent bien plus vite que les bénéfices.